CSE: les 6 étapes pour rédiger votre appel d’offre chèque cadeau
Vous êtes salarié ou élu de CSE et souhaitez offrir des chèques cadeaux aux collaborateurs ou leurs ayants-droits mais ne savez pas vers quel fournisseur vous tourner ?
Vous recherchez donc un guide méthodologique pour rédiger votre propre marché ?
Alors, vous êtes au bon endroit. Nous vous présentons ici les clés pour réussir votre appel d’offres et être certain de trouver l’émetteur de titres cadeaux qui correspondra le mieux à vos besoins pour faire plaisir à tous vos salariés.
Première étape : identifier votre besoin en chèques cadeaux
Comme pour toute consultation, la première étape consiste à lister vos attentes afin de pouvoir créer un premier cahier des charges. A ce stade, un listing sous forme de bullets points est suffisant, l’idée est surtout de noter les éléments importants pour vous.
A titre d’exemple, voici une première liste de questions à vous poser :
- Quel volume de cartes cadeaux est-ce que je souhaite offrir ?
- A l’occasion de quels événements Urssaf ? Noël ? Naissance ? Rentrée scolaire ? Chèque culture ?
- Est-ce que je souhaite uniquement proposer une solution grandes enseignes ou une solution éco-responsable et solidaire également ?
- Quel niveau de service après-vente je souhaite ?
- Est-ce que je souhaite que les bons cadeaux soient directement valables à la fois en ligne et en boutique ?
- Est-ce que je souhaite une solution dématérialisée ou faire une distribution physique ?
A partir de ces premiers éléments, vous aurez défini le contour de vos besoins essentiels.
Petit conseil : pour vous guider, n’hésitez pas à aller faire un tour sur notre guide des différentes solutions techniques de titres cadeaux pour les CSE : carte ou chèque, physique ou dématérialisé… les questions à se poser pour choisir sa solution de bons cadeaux.
Deuxième étape : définissez l’allotissement de votre marché de cartes cadeaux
Une fois vos besoins listés, l’étape suivante consistera à organiser les différents points listés pour construire le squelette de votre cahier des charges et notamment définir la répartition des prestations en lots.
Un lot consiste en une prestation ou un ensemble de prestations que vous pouvez confier à un prestataire séparément.
Dans le cas de titres cadeaux, il peut s’agir de décomposer le marché en fonction :
- des évènements URSSAF : faire des lots distincts pour les cartes cadeaux de Noel, les bons cadeaux naissance ou mariage, les chèques culture et les chèques vacances par exemple,
- du réseau d’acceptation : allotir en fonction des enseignes pour les bénéficiaires : faire un lot axé grandes enseignes et un lot pour un réseau d’enseignes et expériences éco-responsables et solidaires pour répondre à toutes les sensibilités dans votre entreprise en laissant ensuite le choix à chaque salarié.
Notre conseil : faites un maximum de lots. Les prestataires performants sur les grandes enseignes ne le sont généralement pas sur les enseignes éco-responsables. Vous voudrez aussi peut-être tester sur des plus petits volumes un prestataire un peu différent pour les cartes cadeaux naissances/mariages que pour les chèques cadeaux de Noël.
Et ce n’est pas parce que vous avez découpé la prestation en lots que cela vous empêchera d’attribuer tous les lots à un même prestataire.
Troisième étape : définissez les critères de sélection des offres
Les critères de sélection servent à votre commission des marchés pour noter et classer les offres des différents candidats.
Il s’agit des éléments sur lesquels vous vous baserez pour réaliser l’analyse la plus objective possible des propositions des répondants.
Ces critères se répartissent le plus souvent en 3 catégories :
- Le critère économique : le prix (compte généralement entre 30% et 60% de la note globale)
- Les critères « techniques » : nombre d’enseignes, délais d’envoi des cartes… (entre 40% et 60%)
- Les critères « développement durable » : agrément d’utilité sociale, part d’enseignes éco-responsables… (entre 10% et 20%)
Il est ensuite possible de les sous-catégoriser afin d’affiner encore l’analyse. Par exemple, le critère -« développement durable » peut être sous catégorisé en :
- Part des enseignes sélectionnées sur des critères d’éco-responsabilité (Made in France, réemploi, commerce équitable…) : 5%
- Possibilité de faire un don à une association : 5%
- Agrément d’Utilité Sociale du prestataire : 5%
- Eco-conception du support physique : 5%
A partir de ces éléments, vous aurez alors votre grille d’analyse vous permettant d’évaluer chaque offre.
S’il n’est pas obligatoire de présenter cette grille dans votre appel d’offres, l’afficher permet aux fournisseurs de mieux comprendre ce qui est important pour votre CSE.
Petit conseil : vous pouvez tout à fait utiliser des critères différents pour chaque lot. Les éléments clés de qualité pour des chèques culture, des bons cadeaux pour le Noël des enfants ou des cartes cadeaux éco-responsables pour les mariages/naissance seront probablement assez différents. Il est donc logique d’avoir des grilles d’analyse qui diffèrent.
Quatrième étape : rédigez votre appel d’offres
Une fois que vous avez défini précisément ce que vous vouliez dans l’étape 1 et comment vous alliez sélectionner vos prestataires en étapes 2 et 3, vous êtes maintenant prêts à vous lancer dans la rédaction de votre consultation.
Il n’est pas forcément nécessaire de faire un long document mais les répondants doivent bien comprendre ce que vous recherchez.
A ce stade et pour vous simplifier l’analyse future des réponses, vous pouvez également intégrer plusieurs éléments au document rédigé :
Un plan de dossier de réponse afin que chaque prestataire puisse répondre directement dans le document que vous avez préparé (idéal pour l’analyse des offres),- Limiter le nombre de pages ou de caractères pour chaque réponse : cela vous évitera les offres consistant en des copier-coller de 50 pages et vous obtiendrez ainsi uniquement des réponses allant directement à l’essentiel.
Petit conseil : laissez votre appel d’offres ouvert aux variantes et options supplémentaires que des fournisseurs pourraient vous proposer : vous pourrez toujours les écarter et n’êtes pas à l’abri d’une bonne idée d’un répondant.
Cinquième étape : envoyez votre appel d’offres aux fournisseurs de bons cadeaux
Une fois votre appel d’offres rédigé, votre objectif sera d’obtenir suffisamment de réponses pertinentes. Pas forcément un maximum (vous ne souhaitez pas nécessairement analyser 15 offres en commission des marchés…), mais suffisamment pour être certains d’obtenir les réponses correspondant à vos besoins.
Pour vous aider, le site Social Compare référence une dizaine de prestataires avec leurs caractéristiques et leur site web pour les contacter.
Une fois votre appel d’offres transmis, il est possible que certaines entreprises sollicitées vous posent des questions sur celui-ci. Il est bien entendu tout à fait possible pour votre comité de leur répondre. En revanche, dans un principe d’équité, il est très fortement conseillé de transmettre la question et sa réponse à l’ensemble des autres candidats pour garantir une égalité de traitement.
Petit conseil : pour avoir des réponses de qualité, évitez de lancer votre appel d’offres en juillet-août ou novembre-décembre, période où les émetteurs de cartes cadeaux sont en congés ou sont en pleine période de rush de fin d’année.
Petit conseil 2 : à moins que vous ne soyez contraints par le temps, prévoyez de laisser a minima 4 semaines aux émetteurs de chèques cadeaux pour répondre au marché, surtout si vous lancez dans les deux périodes précitées.
Sixième étape : sélectionnez les meilleures propositions
Ça y est, vous avez reçu les propositions des candidats, il vous reste le plus important : sélectionner les offres les mieux-disantes.
A l’aide de votre grille d’analyse, vous allez pouvoir attribuer une note à chaque candidat sur chaque critère pour chaque lot. Grâce à cette méthode, vous pourrez facilement faire ressortir la note totale de chaque fournisseur sur les offres auxquels il aura candidaté.
Avec ce travail, les propositions les plus pertinentes pour votre besoin devraient alors ressortir de la manière la plus objective possible.
A ce stade, il existe alors 2 façons de faire :
- attribuer directement les marchés et passer à la phase de contractualisation.
- faire une « short-list » de candidats présélectionnés et leur proposer une soutenance pour présenter leur offre.
Cette présentation servira également à valider que le fournisseur a bien compris votre besoin et lever tout ambiguïté qui pourrait rester à l’issue de la lecture de leur proposition. Il est également possible d’en profiter pour entamer une négociation, bien que la capacité à réduire les prix est très limitée voire inexistante sur le marché des chèques cadeaux multi-enseignes caractérisé par de forts volumes mais faibles marges.
Septième étape : offrez vos cartes cadeaux !
Une fois tout ce travail réalisé, il ne vous restera plus qu’à offrir vos bons cadeaux !
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